SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK
A.
Sistem
Input
Sistem input tebagi dua, yaitu sistem
input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.
Sistem
Input Berbasis Kertas
Input
kedalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen
sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut
dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan
dan untuk di proses. Fase pemrosesan input terdiri dari :
1.
Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan
disiapkan secara manual. Kesalahan yang
mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber
yang baik dan mudah dipahami.
2.
Pengiriman dokumen sumber ke bagian
pengolahan data
Batch
control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar
atas transfer data antara departmen pengguna dengan departemen pengolahan data.
Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari
departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya
kelemahan yang cukup signifikan.
3. Data
Entry
Setelah dokumen sumber (seperti faktur)
diterima oleh departemen pengolahan data
dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal PC dan kemudian di
simpan kedalam disk. Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang
berguna untuk mendeketeksi kesalahan pengetikan. Dalam pengecekan ini, setiap
dokumen sumber merupakan data file data.
4. Tehnik
Program Editing Data
Pengendalian data bisa jadi diterapkan
untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file). Salah satu cara yang dapat digunakan untuk
mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang
legal untuk setiap field di dalam tabel.
ILUSTRASI
EDITING DATA
Editing
Data
a)
Completeness
Check
Deskripsi
:
Pengecekan untuk memastikan bahwa field
yang harus diisi memang telah diisi, jika belum diisi, tidak akan dapat
diproses.
Contoh
:
Setiap file didalam sebuah record dicek
untuk memastikan tidak ada data yang kosong
b)
Field
format check
Deskripsi
:
Pengecekan bahwa setiap katakter didalam
sebuah field memiliki tipe data yang benar (alphabet atau numerik)
Contoh
:
Setiap karakter dari
field nomor vendor dicek untuk memastikan bahwa data yang diinputkan memang
data numerik
c)
Field
Length Check
Deskripsi
:
Pengecekan dalam sebuah field bahwa data
yang diinputkan memiliki jumlah karaker tertentu.
Contoh
:
Field tanggal didalam format tanggal-
bulan-tahun dicek untuk memastikan bahwa data yang diinpukan mencakup enem
digit karakter.
d) Field
Sign Check
Deskripsi
:
Pengecekan tanda (positif atau negatif)
suatu field nemerik untuk memastikan data tersebut diisi dengan nilai yang
benar
Contoh
:
Field jumlah tagihan yang jatuh tempo
disuatu tagihan cek untuk memastikan field tersebut diisi dengan nilai angka
yang bernilai positif.
e)
Limit
Check Deskripsi :
Deskripsi
:
Nilai suatu field numerik dibandingkan
dengan batas atas dan batas bawah nilai data yang telah ditentukan dimuka
Contoh
:
Nilai field jam kerja di dalam kartu
waktu dicek untuk memastikan nilai jam kerja tersebut tidak lebih besar dari
nilai yang diterapkan, dalam hal ini 60 jam.
f)
Reasonable
Check
Deskripsi
:
Nilai
suatu field numerik dibandingkan dengan field numerik yang lain didalam record
yang sama
Contoh
:
Biaya overhead didalam catatan produk
dalam proses dicek untuk memastikan angka biaya overhead tersebut tidak lebih
besar dari 200% field biaya tenaga kerja.
g)
Valid
Code Check
Deskripsi
:
Mencocokan nilai suatu kode dengan file
tabel yang memuat nilai kode yang legal.
Contoh
:
Field kode vendor divalidasi dengan
mencocokan kode vendor ke file tabel yang memuat kode pemasok yang valid.
h)
Check
Digit
Deskripsi
:
Validasi kode numerik dengan penggunaan
algoritma check digit
Contoh
:
Sistem POS memvalidasi kartu kredit
dengan menghitung ulang kebenaran check digit di dalam nomor rekening pelanggan
i)
Combination
Field Check
Deskripsi :
Nilai
sebuah field dibandingkan dengan field lainnya untuk memastikan adanya
validitas.
Contoh
:
Field kode transaksi dibandingkan dengan
field kode depatemen. Kode transaksi tertentu hanya valid untuk departemen
tertentu
j) Internal
Label Check
Deskripsi
:
Label fiel internal dibaca untuk
memvalidasi karater sebuah file
Contoh
:
Kode file didalam label internal dicek oleh
program penggajian untuk memastikan bahwa file tersebut memang file penggajian
k) Sequenee
Check
Deskripsi
:
Sebuah field didalam serangkaian record
dicek urutannya (ascnding maupun descending)
Contoh
:
Urutan nomor faktur diverifikasi pada
saat file faktur diproses
l) Record
Count Check
Deskripsi
:
Jumlah record didalam sebuah file
dihitung selama pemrosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input.
Contoh
:
Jumlah record kartu waktu yang diproses
dicocokan dengan total input dari departemen penggajian.
m)
Hash
Total Check
Deskripsi
:
Hash total suatu field didalam sebuah
file dihitung selama pemrosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input.
Contoh
:
Hash total dari nomor kode karyawan
dihitung selama pengolahan data dan dibandingkan dengan pengendalian input dari
depatemen penggajian
n)
Financial
Total Check
Deskripsi
:
Financial total suatu field dalam suatu
file dihitung selama pemrosesan dan dicocokan dengan pengendalian input
Contoh
:
Total jumlah dollar dari faktur yang
diproses dihitung dan dicocokan dengan total yang diterima dari departemen
penagihan.
Sistem Input Berbasis Kertas
Sistem
input data tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online,
transaksi direkam langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk
mengetikan dokumen sumber dieliminasi.
Sistem ini terbagi dua yaitu :
1.
Sistem
input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Ada berbagai jenis sistem input tanpa
kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam komputer. Sistem
ini mencakup sistem entry data manual online data sistem identifikasi otomatis
seperi sistem point of sales(POS). Sistem entry data manual online : pengguna
secara manual mengetikan transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi
otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh
mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia
biasanya diproses melalaui dua fase :
a)
Input (entri) data dan editing data :
program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering
dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem.
b)
Pengiriman data ke sistem aplikasi host
: dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung
ke dalam komputer pusat melalui terminal data.
2.
Sistem
input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia.
Transaksi yang sepenuhnya otomatis,
pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi
manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah network
vending machine (NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS.
Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah
electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).
B.
Sistem
Pemrosesan
Sistem
Pemrosesan Berbasis Kertas.
Secara virtual semua sistem berbasis
kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch.
Sistem pemrosesan berorientasi batch : transaksi direkam kedalam komputer
secara perkelompok dan diproses secara periodik. Kelemahan dari sistem
pemrosesan batch adalah file dan laporan tidak up to date dalam rentang waktu
antara suatu pemrosesan dengan pemrosesan berikutnya. Pemrosesan batch dapat
dijalankan dengan memperbaharui file yang diakses secara :
a)
Pemrosesan batch dengan memperbaharui
file berurutan.
Pemrosesan ini biasanya mencakup
beberapa tahap :
1).
Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan editing data dan
validasi. Kemudian record didalam file transaksi diurutkan sesuai urutan
didalam master file.
2). Memperbaharui
buku besar. Buku besar diperbaharui untuk mencerminkan perubahan didalam master
file.
3).
Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan
yang lain.
b) pemrosesan batch dengan memperbaharui
file akses acak.
Bagian
ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Pemrosesan batch dengan
memperbaharui file akses acak dapat dilakukan dengan cara :
1).
Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang.
Faktur baru diposting secara periodik ke dalam file piutang dagang.
2).
Pemrosesan bukti penerimaan kas : demi kemudahan penanganan,
pengendalian, dan rekonsiliasi maka cek dikelompokan dengan jumlah maksimal 30
cek dalam kelompok. Pada saat cek siap untuk diproses, operator terminal
meminta akses kedalam sistem piutang dagang melalui terminal jaringan.
Mengetikan kode keamanan yang unik dan nomor kode karyawan serta
mengidentifkasikan tipe transaksi yang akan diproses.
Sistem
Proses Tanpa Kertas.
Pemrosesan batch maupun real-time dapat
digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan real-time,
kadang kala disebut pemrosesan real-time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu
dipindahkan kedalam sistem. Dilakukan dengan dua cara :
a)
Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan
tanpa kertas.
Pemrosesan batch dalam sistem tanpa
kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasis kertas. Perbedaan
utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar
diperbaharui secara otomatis pada saat pemrograman batch dijalankan secara
periodik.
b)
Pemrosesan real-time dalam sistem pemrosesan
tanpa kertas.
Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah
memungkinkan pemrosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS)
memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan
dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.
Sistem
Penjualan Realtime
Sistem penjualan real-time menggunakan
tehnologi informasi kontemporer untuk memaksimalkan kinerja sistem. Ada 3
tehnologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time : sistem
POS (point of sales), barcode untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan
EDI (electronic data interchange)
C.
Sistem
Output
Sistem output dapat berbasis kertas,
tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi batch
dan berbasis kertas dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan
banyak output.
Sistem tanpa kertas yang online dan
real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit output. Pengendalian output
dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan
apakah output didistribusikan dengan benar.
Tingkat komputerisasi sistem pengolahan
data sangat bervariasi. Sebagian sistem sekalipun telah dikomputerisasikan
masih sangat mengandalkan dokumen kertas. Sistem yang lain bisa jadi memproses
transaksi dari awal sampai akhir tanpa bantuan kertas. Sejumlah pengendalian
aplikasi harus diterapkan didalam sistem pemrosesan, termasuk pengendalian
batch, program edit data, dan log transaksi.
Pemrosesan transaksi batch merupakan
pendekatan yang lazim pada pemrosesan data. Pada pemrosesan batch berbasis
kertas, sekelompok transaksi dari setiap sistem aplikasi diproses ke file
aplikasi yang relevan dengan menjalankan program komputer yang relevan. Banyak
sistem EDP menyimpan indeks untuk file buku pembantu maupun file buku besar.
Indeks memungkinkan pengguna untuk dengan cepat mengakses rekening tertentu.
Indeks dapat digunakan untuk memperbaharui file dengan akses acak. Pemrosesan
batch dengan pembaharuan file akses acak diilustrasikan dalam konteks aplikasi
penerimaan kas online.
Sistem pemrosesan real-time online
merupakan sistem yang berorientasi pada transaksi bukan pada file. Setiap
transaksi diinputkan untuk diproses oleh pengguna melalui terminal jaringan dan
tidak dikelompokan sebagai satu kelompok dokumen sumber untuk dikirim ke pusat
pengolahan data.