PEMROSESAN FILE DAN KONSEP DATA

BAB IX

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP DATA

           A.      Istilah Dalam Tehnologi Database

Konsep dasar penyimpanan data yaitu: Entity, adalah suatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Contohnya  karyawan, persediaan, dan rekening pelanggan. Setiap entity memiliki atribut.  Atributes, adalah elemen data yang merupakan bagan dari entity.

 Contohnya: alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain. Character, adalah huruf atau angka. Data value, adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna. Contoh:kotak pos 2001 (data value), alamat (atribut) perusahaan ABC (entity)

Field , yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang fisik). Record, adalah sejumlah field yang dikelompokan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus  menguraikan atribut khusus dari sebuah entity . file, adalah sekumpulan record yang sejenis.

Contoh seluruh record piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang, database, adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang besar. Dengan dikumpulkannya data e perusahaan ke dalam database, maka koordinasi data menjadi lebih mudah sehingga proses pembaruan (updating) dan akses data menjadi lebih lancar.

Jenis-Jenis File.

 File induk (master file) : File yang berisi data relatif permanen, fi le ini akan diperbaharui isinya ketika terjadi transaksi.

File transaksi (transaction file) : File yang berisi data transaksi yang  bersifat sementara. Data yang dicatat dalam file transaksi ini digunakan untuk memperbaharui (mengupdate) file induk.

File tabel (table file): File yang berisi referensi (acuan) data yang diambil selama pemrosesan data untuk  memudahkan kalkulasi.

File sejarah (history file) : File yang berisi duplikat (copy)sebuah file.

Suspense file: File yang berisi record yang telah di pisahkan sementara dari pemrosesan data reguler dengan tujuan untuk diinvestigasikan dan dibetulkan.

Refort file : File sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal berikutnya.

Data yang disimpan dapat diakses, yaitu diperbaharui, disimpan, dan dipanggil dengan menggunakan alat identifikasi(identifier) berupa elemen data (field), yang disebut kunci (key). Ada 2 jenis kunci yaitu : kunci utama(primary key) kunci yang bersifat unik. Kunci pendukung( secondary key): kunci berupa elemen lain yang meskipun tidak unik, digunakan untuk mengidentifikasi record.

B.       Sistem manajemen database dan arsitekturnya

Terdapat tiga tingkatan arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen database: Tingkat Konseptual, database adalah kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan demi tujuan klasifikasi. Tiga jenis dasar struktur data logika dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu hierarkis, jaringan, dan relasional. Tiga metode akses data yang paling penting (sekuensitas, sekuensial berindeks, dan langsung). 

Arsitektur Databae Tingkat Konseptual.

Model data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang populer. Model ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada.

Model konseptual lainnya yang biasa digunakan yaitu teknik pemodelan berorientasi objek(OMT).  Dalam metode ini sebuah kelas objek adalah sebuah segmen dan sebuah objek adalah sebuah kejadian tertentu. 

Arsitektur Database Tingkat Logika.

Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang biasa juga disebut skema atau model database.

Tiga model utama dalam struktur data logika adalah :

1.             Model pohon atau hierarkis   

Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent). Setiap parent memiliki satu atau lebih anak(children), dan hubungan children dengan parent disebut dengan branch.

2.             Model jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua

3.             Model data relasional

Model relasional memendang sebagai sebusah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan. aturan-aturan tertentu yang  disebut bentuk  normal, yang menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.

Arsitektur Database Tingkat Fisik.

Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan untuk membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks untuk file aslinya. Bentuk file ini disebut file berindeks atau file terinversi.sebuah file diatakan terinversi penuh bila terdapat indeks di setiap fieldnya.file sekuensial berindeks adalah sebuah file sekuensial yang disimpan dalam sebuah direct access storage devices (DACD).file- file tersebut biasa disebut file indexed sequential access method (ISAM). ISAM merupakan kompromi antara organisasi file sekuensial dan akses langsung yang menyediakan kedua kemampuan tersebut dengan biaya yang sesuai.sebuah file ISAM secara struktural terdiri atas tiga daerah yang berbeda : indeks, bidang utama, dan bidang oferflow.

C.      SISTEM MANAJEMEN DATABASE

Sistem manajemen database (DBMS) adalah program komputer  yang  memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbaharui file-file, menyeleksi dan memunculkan kembali data, dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan.

1.             Data description language(DDL)

DDL memungkinkan administrator (DBA) untuk menentukan struktur logika database yang disebut skema.

2.             Data manipulasi language (DML)

DML terdiri dari atas perintah-perintah untuk melakukan pembaharuan(updating), pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data.structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang digunakan untuk memunculkan informasi dari database.

3.             Data Query language (DQL)

DQL adalah bahasa antar muka yang  ramah pengguna (userfriendly) yang memungkin bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. 

Keunggulan Sistem Manajemen Database

a)             Integrasi data : informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.

b)            Flexibilitas laporan : laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan reguler.

c)             Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data : karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali, pengulangan dan ketidakkonsistenan data dapat diminimumkan.

d)            Independensi data : karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi.

e)             Manajemen data terpusat : menejemen data menjadi lebih efisien karena administrator database bertanggung jawab untuk mengkoordinasi, mengendalikan dan mengelola database.

f)              Analisis lintas fungsi : hubungan antar elemen data. Contoh : hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat ditetapkan secara jelas.

Arsitektur sistem manajemen database (DBMS) terdiri atas tiga tingkatan : tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik. Arsitektur konseptual meliputi penentuan istilah-istilah umum didatabase dan penggunaan  data yang dibutuhkan. Arsitektur logika meliputi penentuan struktur data logis, yang dapat berupa model hierarkis, jaringan, atau relasional. Arsitektur fisik meliputi penentuan metode akses file, yang dapat berupa , indeks, atau langsung.

Sistem manajemen database (DBMS) merupakan program perangkat lunak yang memasukan sebuah data definition language (DDL), data menipulation language (DML), dan data query language (DQL). Administrator database menggunakan DDL untuk menentukan beragam field dam record dan untuk membuat sebuah kamus data. Sekali data telah dimasukkan dalam database, para pengguna dapat memanipulasi rcord dan field dengan DML dan kemudian melihat dta dan mengekstrak laporan dengan DQL. DBMS menyediakan standarisasi, intergrasi, fleksibilitas dan keamanan.

BAB VIII PENGEMBANGAN KEPUTUSAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN

BAB VIII

PENGEMBANGAN  KEPUTUSAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN

A.      Proses pengambilan keputusan

     Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah :

1.      Mengindentifikasi Masalah

Seorang pengambil keputusan biasanya tidak memecahkan suatu sampai ia dapat dengan benar  mengidenfikasinya.

2.      Mengevaluasi Solusi Alternative

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengevaluasi solusi alternative :

Kriteria keputusan

Identifikasi kriteria keputusan dan menetapkan nilai tertimbang

Meranting setiap aalternatif

Menghitung nilai tertimbang

3.      Mengimplentasikan Solusi Yang Terbaik

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengimplementasikan solusi yang terbaik :

Mengatur pembiayaan proyek

Menegosiasikan kontrak dengan para pemasok dan kontraktor

Mendapatkan lisensi, mendapatkan izin, dan wilayah otorisasi

Mengorganisasi program pelatihan kembali untuk para pegawai yang dihadapkan dengan paraktik-praktik, prosedur, dan peralatan baru.

Merencanakan perubahan dari sistem lama ke sistem baru.

4.      Melakukan Pemeriksaan Pasca-Implementasi

B.       Prinsip-prinsip manajemen

     Prinsip yang paling langsung  memengaruhi system  pelaporan manajemen adalah:

1.      Formalisasi Pekerjaan

Prinsip normalisasi pekerjaaan menunjukan bahwa pihak manajemen harus menstrukturkan perusahaan disekitar pekerjaan yang dilakukannya, bukannya disekitar individu dengan keahlian yang unik.

Tujuannya adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi dimana kinerja, kemampuan, dan eksistensi berkelanjutan perusahaan bertanggung pada individu tertentu.

Implikasi untuk MRS :formalisasi pekerjaan untuk perusahaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan tersebut.

2.      Tanggungjawab dan Ototrisasi

Prinsip tanggung jawab merujuk ke kewajiban individu untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Implikasi untuk MRS :prinsip tanggung jawab yang dan otorisasi mendefinisikan jalur pelaporan vertikal perusahaan dimana informasi mengalir.

3.      Jangkauan Control

Jangkauan kontrol seorang manajer merujuk kejumlah bawahan yang langsung dibawah kontrolnya

Implikasi untuk MRS : para menejer dengan jangkauan kontrol sempit erat terlibat dengan rincian operasi dan keputusan spesifik.

4.      Manajemen Dengan Pengecualian

Pengecualian menunjukan bahwa para manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang bermasalah(yaitu pengecualian) daripada terlibat dalam setiap aktivitas atau keputusan.

Implikasi untuk MRS : para manajer memerlukan informasi yang mengidentifikasi operasi atau sumber daya yang beresiko tidak terkontrol.

C.      Fungsi,Level Dan Jenis Keputusan Manajemen

Fungsi perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas-aktivitas akan datang dari suatu organisasi.

Jenis jenis keputusan manajemen antara lain:

1.      Keputusan Perencanaan Strategis

Menetapkan tujuan perusahaan.

Menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis..

Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi.

Menetapkan filosofi manajemen.

Keputusan perencanaan strategis memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Kerangka waktunya jangka panjang.

Mereka memerlukan informasi yang lebih ringkas.

Keputusan ini biasa tidak berulang.

Keputusan strategi berkaitan menghadapi ketidakpastian tingkat tinggi.

Keputusan ini mempunyai ruang lingkup yang luas dan secara mendasar      mempengaruhi perusahaan.

Perusahaan strategis memerlukan sumber informasi eksternal maupun internal.

2.      Keputusan Perencanaan Teknis

Keputusan perencanaan taktis berada dibawah keputusan strategis dan dibuat oleh manajemen tengah.

3.      Keputusan Control Manajemen

Salah satu kegiatan kontrol manajemen adalah memotivasi para manajer disemua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya, termasuk bahan baku, personel, dan aktiva keuangan seproduktif mungkin.

4.    Keputusan Control Operasional

Keputusan control operasional lebih sempit dan lebih fokus daripada keputusan strategis dan taktis karena mereka memperhatikan pekerjaan operasi rutin.

Keputusan kontrol operasional memiliki 3 elemen dasa, yaitu : penetapan standar,   evaluasi kinerja, dan melalukan tindakan perbaikan (korektif).

D.  Struktur masalah

 Struktur masalah memiliki 3 elemen , yaitu :

1. Data , nilai yang digunakan untuk mewakili factor-faktor yang relevan dengan     masalah tersebut

2. Prosedur, urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan maslah

3. Tujuan, hasil yang ingin dicapai pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut

Masalah tidak terstruktur adalah masalah yang tidak memiliki teknik solusi spesifik. Kebutuhan data tidak pasti , prosedurnya tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan.

E.  Jenis-Jenis Laporan Manajemen       

            Laporan manajemen dapatmengambil bentuk fisik sesuai dengan yang diinginkan atau dibutukan pemakainya.Dapat berupa dokumen kertas atau imaji elektronik yang disajikan diterminal computer. Laporan tersebut berisi informasi verbal, numeric, grafis atau kombinasinya.

Laporan manajemen dibagi dalam 2 kelas besar yaitu :

1.      Laporan yang diprogram(programmed reports)

Laporan jadwal, yang mana menghasilkan laporan jadwal menurut kerangka waktu yang ditetapkan, bisa harian, mingguan, kuartalan, dan sebagainya.

Supaya laporan efektif, maka harus memiliki atribut  sebagai berikut:

Relevan, ringkas, orientasi, pengecualian, akurasi, kelengkapan, tepat waktu, dan padat.

2.      Laporan khusus(ad hoc reports)

Laporan ini digerakkan oleh peristiwa bukan oleh kerangka waktu.

F.Akuntansi Pertanggungjawaban

Konsep akuntansi pertanggungjawaban berimplikasi bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi organisasi adalah tanggungjawab dan dapat dilacak ke manajer individual.

Arus informasi dalam sistem pertanggungjawaban mengalir ke atas dan kebawah melalui saluran informasi.

Bentuk yang paling umum dari pusat pertanggungjawaban adalah :

1. Pusat biaya : merupakan satu unit organisasional dengan tanggungjawab atas manajemen    biaya dalam batas-batas anggaran.

2. Pusat laba : seorang manajer pusat laba bertanggungjawab untuk mengonol biaya dan menghasilkan pendapatan.

3. Pusat investasi  : manajer pusat investasi memiliki otorisasi umum untuk mengambil keputusan yang secara mendasar memengaruhi organisasi.

  

G.  Pertimbangan perilaku

Prinsip-prinsip manajemen yaitu otorisasi,tanggungjawab, dan formalisasi pekerjaan ketika diterapkan dengan benar dalam suatu organisasi akan mempromosikan keserasian tujuan (goal congruence).

Jadi salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulasi perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan akan tetapi ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan , laporan itu tidak memiliki efek menstimulasi perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan.