SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

A.          Sistem Input

Sistem input tebagi dua, yaitu sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

Sistem Input Berbasis Kertas

Input kedalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk di proses. Fase pemrosesan input terdiri dari :

1.            Persiapan dan pengisian dokumen sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan  secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.

2.     Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departmen pengguna dengan departemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikan.

3.     Data Entry

Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh departemen  pengolahan data dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal PC dan kemudian di simpan kedalam disk. Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeketeksi kesalahan pengetikan. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan data file data.

4.     Tehnik Program Editing Data

Pengendalian data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file).  Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field di dalam tabel.

ILUSTRASI EDITING DATA

Editing Data

a)     Completeness Check

Deskripsi :

Pengecekan untuk memastikan bahwa field yang harus diisi memang telah diisi, jika belum diisi, tidak akan dapat diproses.

Contoh :

Setiap file didalam sebuah record dicek untuk memastikan tidak ada data yang kosong

b)     Field format check

Deskripsi :

Pengecekan bahwa setiap katakter didalam sebuah field memiliki tipe data yang benar (alphabet atau numerik)

Contoh :

Setiap karakter dari field nomor vendor dicek untuk memastikan bahwa data yang diinputkan memang data numerik

c)      Field Length Check

Deskripsi :

Pengecekan dalam sebuah field bahwa data yang diinputkan memiliki jumlah karaker tertentu.

Contoh :

Field tanggal didalam format tanggal- bulan-tahun dicek untuk memastikan bahwa data yang diinpukan mencakup enem digit karakter.

d)   Field Sign Check

Deskripsi :

Pengecekan tanda (positif atau negatif) suatu field nemerik untuk memastikan data tersebut diisi dengan nilai yang benar

Contoh :

Field jumlah tagihan yang jatuh tempo disuatu tagihan cek untuk memastikan field tersebut diisi dengan nilai angka yang bernilai positif.

e)     Limit Check Deskripsi :

Deskripsi :

Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan batas atas dan batas bawah nilai data yang telah ditentukan dimuka

Contoh :

Nilai field jam kerja di dalam kartu waktu dicek untuk memastikan nilai jam kerja tersebut tidak lebih besar dari nilai yang diterapkan, dalam hal ini 60 jam.

f)      Reasonable Check

Deskripsi :

                   Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan field numerik yang lain didalam record yang sama

Contoh :

Biaya overhead didalam catatan produk dalam proses dicek untuk memastikan angka biaya overhead tersebut tidak lebih besar dari 200% field biaya tenaga kerja.

g)      Valid Code Check

Deskripsi :

Mencocokan nilai suatu kode dengan file tabel yang memuat nilai kode yang legal.

Contoh :

Field kode vendor divalidasi dengan mencocokan kode vendor ke file tabel yang memuat kode pemasok yang valid.

h)     Check Digit

Deskripsi :

Validasi kode numerik dengan penggunaan algoritma check digit

Contoh :

Sistem POS memvalidasi kartu kredit dengan menghitung ulang kebenaran check digit di dalam nomor rekening pelanggan

i)     Combination Field Check

Deskripsi :

Nilai sebuah field dibandingkan dengan field lainnya untuk memastikan adanya validitas.

Contoh :

Field kode transaksi dibandingkan dengan field kode depatemen. Kode transaksi tertentu hanya valid untuk departemen tertentu

j)    Internal Label Check

Deskripsi :

Label fiel internal dibaca untuk memvalidasi karater sebuah file

Contoh :

Kode file didalam label internal dicek oleh program penggajian untuk memastikan bahwa file tersebut memang file penggajian

k)    Sequenee Check

Deskripsi :

Sebuah field didalam serangkaian record dicek urutannya (ascnding maupun descending)

Contoh :

Urutan nomor faktur diverifikasi pada saat file faktur diproses

l)     Record Count Check

Deskripsi :

Jumlah record didalam sebuah file dihitung selama pemrosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input.

Contoh :

Jumlah record kartu waktu yang diproses dicocokan dengan total input dari departemen penggajian.

m)     Hash Total Check

Deskripsi :

Hash total suatu field didalam sebuah file dihitung selama pemrosesan data dan dicocokan dengan pengendalian input.

Contoh :

Hash total dari nomor kode karyawan dihitung selama pengolahan data dan dibandingkan dengan pengendalian input dari depatemen penggajian

n)     Financial Total Check

Deskripsi :

Financial total suatu field dalam suatu file dihitung selama pemrosesan dan dicocokan dengan pengendalian input

Contoh :

Total jumlah dollar dari faktur yang diproses dihitung dan dicocokan dengan total yang diterima dari departemen penagihan.

Sistem Input Berbasis Kertas

Sistem input data tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikan dokumen sumber dieliminasi.

Sistem ini terbagi dua yaitu :

1.      Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry data manual online data sistem identifikasi otomatis seperi sistem point of sales(POS). Sistem entry data manual online : pengguna secara manual mengetikan transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalaui dua fase :

a)            Input (entri) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem.

b)            Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data.

2.     Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia.

Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah network vending machine (NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

B.           Sistem Pemrosesan

Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas.

Secara virtual semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemrosesan berorientasi batch : transaksi direkam kedalam komputer secara perkelompok dan diproses secara periodik. Kelemahan dari sistem pemrosesan batch adalah file dan laporan tidak up to date dalam rentang waktu antara suatu pemrosesan dengan pemrosesan berikutnya. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbaharui file yang diakses secara :

a)            Pemrosesan batch dengan memperbaharui file berurutan.

Pemrosesan ini biasanya mencakup beberapa tahap :

1).    Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan editing data dan validasi. Kemudian record didalam file transaksi diurutkan sesuai urutan didalam master file.

2).    Memperbaharui buku besar. Buku besar diperbaharui untuk mencerminkan perubahan didalam master file.

3).      Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

b)        pemrosesan batch dengan memperbaharui file akses acak.

Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Pemrosesan batch dengan memperbaharui file akses acak dapat dilakukan dengan cara :

1).     Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru diposting secara periodik ke dalam file piutang dagang.

2).      Pemrosesan bukti penerimaan kas : demi kemudahan penanganan, pengendalian, dan rekonsiliasi maka cek dikelompokan dengan jumlah maksimal 30 cek dalam kelompok. Pada saat cek siap untuk diproses, operator terminal meminta akses kedalam sistem piutang dagang melalui terminal jaringan. Mengetikan kode keamanan yang unik dan nomor kode karyawan serta mengidentifkasikan tipe transaksi yang akan diproses.

Sistem Proses Tanpa Kertas.

Pemrosesan batch maupun real-time dapat digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan real-time, kadang kala disebut pemrosesan real-time online,  transaksi diproses pada saat transaksi itu dipindahkan kedalam sistem. Dilakukan dengan dua cara :

a)            Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas.

Pemrosesan batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasis kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbaharui secara otomatis pada saat pemrograman batch dijalankan secara periodik.

b)             Pemrosesan real-time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas.

Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.

Sistem Penjualan Realtime

Sistem penjualan real-time menggunakan tehnologi informasi kontemporer untuk memaksimalkan kinerja sistem. Ada 3 tehnologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time : sistem POS (point of sales), barcode untuk identifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (electronic data interchange)

C.          Sistem Output

Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.

Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan hanya sedikit output. Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar.

Tingkat komputerisasi sistem pengolahan data sangat bervariasi. Sebagian sistem sekalipun telah dikomputerisasikan masih sangat mengandalkan dokumen kertas. Sistem yang lain bisa jadi memproses transaksi dari awal sampai akhir tanpa bantuan kertas. Sejumlah pengendalian aplikasi harus diterapkan didalam sistem pemrosesan, termasuk pengendalian batch, program edit data, dan log transaksi.

Pemrosesan transaksi batch merupakan pendekatan yang lazim pada pemrosesan data. Pada pemrosesan batch berbasis kertas, sekelompok transaksi dari setiap sistem aplikasi diproses ke file aplikasi yang relevan dengan menjalankan program komputer yang relevan. Banyak sistem EDP menyimpan indeks untuk file buku pembantu maupun file buku besar. Indeks memungkinkan pengguna untuk dengan cepat mengakses rekening tertentu. Indeks dapat digunakan untuk memperbaharui file dengan akses acak. Pemrosesan batch dengan pembaharuan file akses acak diilustrasikan dalam konteks aplikasi penerimaan kas online.

Sistem pemrosesan real-time online merupakan sistem yang berorientasi pada transaksi bukan pada file. Setiap transaksi diinputkan untuk diproses oleh pengguna melalui terminal jaringan dan tidak dikelompokan sebagai satu kelompok dokumen sumber untuk dikirim ke pusat pengolahan data.

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP DATA

BAB IX

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP DATA

           A.      Istilah Dalam Tehnologi Database

Konsep dasar penyimpanan data yaitu: Entity, adalah suatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Contohnya  karyawan, persediaan, dan rekening pelanggan. Setiap entity memiliki atribut.  Atributes, adalah elemen data yang merupakan bagan dari entity.

 Contohnya: alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain. Character, adalah huruf atau angka. Data value, adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna. Contoh:kotak pos 2001 (data value), alamat (atribut) perusahaan ABC (entity)

Field , yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang fisik). Record, adalah sejumlah field yang dikelompokan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus  menguraikan atribut khusus dari sebuah entity . file, adalah sekumpulan record yang sejenis.

Contoh seluruh record piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang, database, adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang besar. Dengan dikumpulkannya data e perusahaan ke dalam database, maka koordinasi data menjadi lebih mudah sehingga proses pembaruan (updating) dan akses data menjadi lebih lancar.

Jenis-Jenis File.

 File induk (master file) : File yang berisi data relatif permanen, fi le ini akan diperbaharui isinya ketika terjadi transaksi.

File transaksi (transaction file) : File yang berisi data transaksi yang  bersifat sementara. Data yang dicatat dalam file transaksi ini digunakan untuk memperbaharui (mengupdate) file induk.

File tabel (table file): File yang berisi referensi (acuan) data yang diambil selama pemrosesan data untuk  memudahkan kalkulasi.

File sejarah (history file) : File yang berisi duplikat (copy)sebuah file.

Suspense file: File yang berisi record yang telah di pisahkan sementara dari pemrosesan data reguler dengan tujuan untuk diinvestigasikan dan dibetulkan.

Refort file : File sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal berikutnya.

Data yang disimpan dapat diakses, yaitu diperbaharui, disimpan, dan dipanggil dengan menggunakan alat identifikasi(identifier) berupa elemen data (field), yang disebut kunci (key). Ada 2 jenis kunci yaitu : kunci utama(primary key) kunci yang bersifat unik. Kunci pendukung( secondary key): kunci berupa elemen lain yang meskipun tidak unik, digunakan untuk mengidentifikasi record.

B.       Sistem manajemen database dan arsitekturnya

Terdapat tiga tingkatan arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen database: Tingkat Konseptual, database adalah kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan demi tujuan klasifikasi. Tiga jenis dasar struktur data logika dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu hierarkis, jaringan, dan relasional. Tiga metode akses data yang paling penting (sekuensitas, sekuensial berindeks, dan langsung). 

Arsitektur Databae Tingkat Konseptual.

Model data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang populer. Model ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada.

Model konseptual lainnya yang biasa digunakan yaitu teknik pemodelan berorientasi objek(OMT).  Dalam metode ini sebuah kelas objek adalah sebuah segmen dan sebuah objek adalah sebuah kejadian tertentu. 

Arsitektur Database Tingkat Logika.

Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang biasa juga disebut skema atau model database.

Tiga model utama dalam struktur data logika adalah :

1.             Model pohon atau hierarkis   

Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent). Setiap parent memiliki satu atau lebih anak(children), dan hubungan children dengan parent disebut dengan branch.

2.             Model jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua

3.             Model data relasional

Model relasional memendang sebagai sebusah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan. aturan-aturan tertentu yang  disebut bentuk  normal, yang menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.

Arsitektur Database Tingkat Fisik.

Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan untuk membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks untuk file aslinya. Bentuk file ini disebut file berindeks atau file terinversi.sebuah file diatakan terinversi penuh bila terdapat indeks di setiap fieldnya.file sekuensial berindeks adalah sebuah file sekuensial yang disimpan dalam sebuah direct access storage devices (DACD).file- file tersebut biasa disebut file indexed sequential access method (ISAM). ISAM merupakan kompromi antara organisasi file sekuensial dan akses langsung yang menyediakan kedua kemampuan tersebut dengan biaya yang sesuai.sebuah file ISAM secara struktural terdiri atas tiga daerah yang berbeda : indeks, bidang utama, dan bidang oferflow.

C.      SISTEM MANAJEMEN DATABASE

Sistem manajemen database (DBMS) adalah program komputer  yang  memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbaharui file-file, menyeleksi dan memunculkan kembali data, dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan.

1.             Data description language(DDL)

DDL memungkinkan administrator (DBA) untuk menentukan struktur logika database yang disebut skema.

2.             Data manipulasi language (DML)

DML terdiri dari atas perintah-perintah untuk melakukan pembaharuan(updating), pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data.structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang digunakan untuk memunculkan informasi dari database.

3.             Data Query language (DQL)

DQL adalah bahasa antar muka yang  ramah pengguna (userfriendly) yang memungkin bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. 

Keunggulan Sistem Manajemen Database

a)             Integrasi data : informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.

b)            Flexibilitas laporan : laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan reguler.

c)             Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data : karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali, pengulangan dan ketidakkonsistenan data dapat diminimumkan.

d)            Independensi data : karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi.

e)             Manajemen data terpusat : menejemen data menjadi lebih efisien karena administrator database bertanggung jawab untuk mengkoordinasi, mengendalikan dan mengelola database.

f)              Analisis lintas fungsi : hubungan antar elemen data. Contoh : hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat ditetapkan secara jelas.

Arsitektur sistem manajemen database (DBMS) terdiri atas tiga tingkatan : tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik. Arsitektur konseptual meliputi penentuan istilah-istilah umum didatabase dan penggunaan  data yang dibutuhkan. Arsitektur logika meliputi penentuan struktur data logis, yang dapat berupa model hierarkis, jaringan, atau relasional. Arsitektur fisik meliputi penentuan metode akses file, yang dapat berupa , indeks, atau langsung.

Sistem manajemen database (DBMS) merupakan program perangkat lunak yang memasukan sebuah data definition language (DDL), data menipulation language (DML), dan data query language (DQL). Administrator database menggunakan DDL untuk menentukan beragam field dam record dan untuk membuat sebuah kamus data. Sekali data telah dimasukkan dalam database, para pengguna dapat memanipulasi rcord dan field dengan DML dan kemudian melihat dta dan mengekstrak laporan dengan DQL. DBMS menyediakan standarisasi, intergrasi, fleksibilitas dan keamanan.